ハーバード流：部下との関係を壊さず成長を促す「人と問題を分離する」フィードバック
導入：部下育成の鍵となるフィードバック、その難しさ
多忙な日々を送る管理職の皆様にとって、部下の育成は組織の成長に不可欠な業務の一つです。特に、部下のパフォーマンス向上や行動改善を促すフィードバックは、マネジメントの重要な要素となります。しかし、このフィードバックが原因で、部下との間に溝が生まれてしまったり、逆にモチベーションを低下させてしまったりといった経験はないでしょうか。
効果的なフィードバックの難しさは、しばしば「問題」と「人」を混同してしまうことにあります。この混同が、フィードバックを感情的な対立や人格への批判へと変質させてしまう可能性を秘めています。この記事では、ハーバード流交渉術の根幹をなす原則の一つである「人と問題を分離する」という視点から、部下との信頼関係を維持しつつ、具体的な成長を促すフィードバック術について解説いたします。
フィードバックにおける一般的な落とし穴
部下へのフィードバックで陥りがちな状況として、以下のような例が挙げられます。
- 人格への言及: 「あなたはいつも準備不足だ」「君は責任感がない」といった、個人の特性や人格を直接的に批判する言葉。これらは部下に「自分自身が否定された」と感じさせ、防御的な態度を引き出します。
- 感情的な言葉: 「どうしてこんなミスをするんだ」「本当にがっかりだよ」といった感情的な表現は、建設的な対話を妨げ、部下に委縮や反発を生じさせます。
- 主観的な評価: 「もっと頑張ってほしい」「やる気が足りない」など、具体的な行動に基づかない抽象的な評価は、部下にとって何を改善すれば良いのかが不明確です。
これらのフィードバックは、往々にして問題そのものの解決には繋がりません。むしろ、部下との関係性を損ない、以後のコミュニケーションを困難にするリスクを伴います。
ハーバード流「人と問題を分離する」フィードバックの原則
ハーバード流交渉術では、「交渉相手である人間と、解決すべき問題を分離して考える」ことを基本原則としています。これはフィードバックの場面においても極めて有効です。
この原則をフィードバックに応用するとは、具体的に以下の点を意識することです。
- 問題（行動や結果）に焦点を当てる: フィードバックの対象は、部下の性格や人間性ではなく、具体的な行動、その結果、あるいは特定のスキルやプロセスに限定します。
- 相手の感情や立場を尊重する: フィードバックを受ける側の感情は揺れ動くものです。相手の感情に配慮し、信頼関係を損なわないよう、共感的な姿勢で接することが重要です。
- 解決策を共に探す: 一方的に改善策を提示するのではなく、部下自身の視点や考えも聞き入れ、共に解決策を検討する姿勢を持つことで、主体的な行動変容を促します。
この原則により、フィードバックは「問題解決のための共同作業」へと変貌します。
実践例：具体的なフィードバックの進め方と会話例
「人と問題を分離する」フィードバックは、以下のステップで実践できます。
ステップ1：事実を具体的に伝える
主観的な評価や推測を避け、客観的な事実に基づいて問題となっている行動や結果を具体的に伝えます。
- NG例: 「君の企画書はいつも分かりにくいね。」
- OK例: 「先日提出してもらった企画書ですが、3ページ目のデータと5ページ目の結論の繋がりが不明確に感じました。特に、この部分の数値の根拠について、もう少し具体的に記載してもらえると、読み手にとって理解しやすいかと思います。」
ステップ2：その行動がもたらす影響を伝える
問題のある行動が、チームや業務、あるいは会社全体にどのような影響を与えているのかを伝えます。これにより、部下は自身の行動が与える影響を認識し、改善の必要性を理解しやすくなります。
- NG例: 「また遅刻ですか。やる気がないように見えますよ。」
- OK例: 「最近、定時より10分ほど遅れて出社されることが見受けられます。朝一番の定例ミーティングの開始が遅れたり、他部署からの電話対応に支障が出たりと、チーム全体の業務に影響が出ています。」
ステップ3：相手の意見や状況を傾聴する
問題の背景には、部下自身の困難や情報不足、あるいは異なる認識があるかもしれません。相手の言い分や状況を遮らずに聞き、理解に努める姿勢を示します。
- 会話例: 「何か、最近業務で困っていることや、状況の変化などがありましたか。」「この点について、あなたはどのように考えていますか。」
ステップ4：今後の改善策を共に検討する
一方的に解決策を押し付けるのではなく、部下自身に考えさせ、共に改善策を検討します。これにより、部下の主体性を引き出し、実行可能性の高い改善策へと繋がります。
- 会話例: 「この状況を改善するために、何か私にできることはありますか。あるいは、何か良いアイデアはありますか。」「具体的な改善策として、次回の報告書ではデータソースの記載と、各章ごとの要約を加えることから始めてみませんか。何か懸念事項はありますか。」
避けたい行動と注意点
「人と問題を分離する」フィードバックを効果的に行うためには、以下の点に注意してください。
- 感情的にならない: フィードバック中に自身の感情が昂ぶりそうになったら、一旦クールダウンする時間を設けることも有効です。
- 過去の失敗を蒸し返さない: 今後の改善に焦点を当て、過去の過ちを繰り返し持ち出して部下を責めることは避けてください。
- プライバシーに配慮する: フィードバックは個室や会議室など、他者の耳に入らない場所で行うように配慮してください。
- フォローアップを忘れない: フィードバック後も、部下の改善状況を適切にフォローアップし、必要に応じて再度サポートを提供することが重要です。
まとめ：信頼関係を育むフィードバックでチーム力を向上させる
ハーバード流交渉術の「人と問題を分離する」原則は、部下へのフィードバックにおいて極めて強力なツールとなります。この原則を適用することで、感情的な対立を避け、問題そのものに焦点を当て、部下自身の成長を促す建設的な対話を築くことが可能になります。
フィードバックは、単なる評価ではなく、部下との信頼関係を構築し、個人の成長を通じてチーム全体のパフォーマンスを高めるための重要なコミュニケーションです。今日から、具体的な行動と影響に焦点を当て、「人」と「問題」を分離する意識を持って部下と向き合ってみてください。この実践が、より強固で生産的なチームへと繋がるはずです。